Mission : Planification et Gestion du trafic
Vice-présidence Ingénierie, Téléphonie IP/MuItimédia et Réseaux
Responsabilités
• Effectuer le suivi des activités journalières des projets (état d'avancement, échéancier, coûts, etc.) ;
• Soutien administratif se rattachant aux activités de suivi de projets tel que dactylographie et suivi d'approbation en regard aux plans d'investissement, réservations de matériel, demandes d'achats, commande de matériel, etc.;
• Faire la saisie et le suivi des feuilles de temps des ressources (ingénieurs et consultants) ;
• Analyser le côté financier et budgétaire des projets en fin de mois ;
• Participer à l'élaboration du budget annuel des projets ;
• Soutien administratif général (gestion des fournitures de bureau, distribution du courrier, logistique de ré-aménagement d'emplacement des bureaux, etc.).

Bilan : - Instauration d'un système de suivi de projets ;
- Réalisation d'un ré-aménagement d'emplacements complet.

Mission : Responsabilités
• Assurer la gestion et le suivi des pièces sous garanties (clients tels que United States Air Force, Canadian Air Force, Départaient of National Défense, IAMCQ, Bombardier, etc.) ;
• Assurer la gestion et le suivi des processus internes de fabrication ;
• Assurer la gestion et suivi des estampes d'approbation pour tous les employés certifiés ainsi que le suivi des dossiers de formation ;
• Assurer la gestion et le suivi des dossiers d'archivage chez Iron Mountain (compagnie spécialisée en archivage) pour tous les départements ;
• Assurer le bon fonctionnement des revues de direction (prise de notes, dactylographie des minutes, convocation des participants et agenda des réunions, etc).

Moyens : - J'ai assuré le suivi nécessaire au bon fonctionnement du département en l'absence de la secrétaire pour congé de maladie.

Bilan : Les dirigeants ont été très impressionnés du fait que j'ai été capable de remplacer la secrétaire qui occupe le poste depuis des années et ce, dès mon arrivée.

Ce poste était très exigeant et il fallait comprendre et connaitre beaucoup de termes et suivis techniques.

Mission : Responsabilités
• Responsable des communications téléphoniques et de la correspondance écrite relatives aux membres du Comité Exécutif et du Conseil d'administration ;
• Organiser les téléconférences et préparer les documents pertinents pour le Comité Exécutif, Conseil d'administration ainsi que celles relatives aux Comités internes ;
• Produire des canevas de formulaires (sondages effectués auprès des membres, questionnaires pour le Comité Exécutif, carte de tarifs pour la publicité dans le Bulletin) ;
• Assurer le suivi de l'agenda du Directeur général et l'assister dans l'accomplissement des tâches se rapportant à l'organisation des réunions annuelles) ;
• Faire la comptabilité générale de l'Association (Analyse de situation bancaire, facturation, gestion des paies ;
• Traduire des documents et de la correspondance lorsque requis

Bilan : - Contribution à l'instauration d'une base de données pour récupérer les inscriptions aux différentes activités de la réunion annuelle ;
- Instauration d'un système de classement et conservation des documents pertinents expédiés par les membres.

Mission : Responsabilités
• Assurer le suivi de l'agenda de la Directrice et le bon fonctionnement des réunions ;
• Gérer les dossiers de réclamations ;
• Vérifier l'exactitude des renseignements des dossiers d'invalidité ;
• Apporter un soutien au service à la clientèle ;
• Responsable des communications téléphoniques et de la correspondance écrite relatives aux assurés.

Bilan : - Instauration d'un système de conservation des documents.

Mission : Responsabilités
• Assurer le suivi de l'agenda du Comité Exécutif ;
• Organiser les réunions du Comité Exécutif et des membres ;
• Transcrire des documents tels convention collective, documents de formation, compte rendu des réunions, rapports divers ;
• Gestion de la comptabilité générale ;
• Responsable des communications téléphoniques et de la correspondance écrite relatives à l'accueil des membres.

Bilan : - Assurer l'administration et le bon fonctionnement du bureau.